Hält sich Ihr Drucker und Kopierer an die DSGVO?

Das Thema DSGVO ist in aller Munde und hat in vielen Unternehmen in den letzten Monaten wohl eine sehr große Rolle gespielt. Meist haben Sie das Thema wohl in Zusammenhang mit Software, Website, ERP Systemen und co gehört. Die Frage, die sich stellt ist, ob sich die DSGVO auch auf die Nutzung Ihrer Drucker, Scanner und Kopierer in Ihrem Betrieb auswirkt.

Welche Sicherheitsrisiken gibt es bei Druckern und Scannern

In Zusammenhang mit der DSGVO bzw. GDPR, wie die DSGVO international genannt wird, ergeben sich auch bei Ihrer Drucker und Kopierer Hardware einige Sicherheitsrisiken, die es zu beachten gilt. Auf diese wollen wir in diesem Beitrag näher eingehen und Sie umfassend zu diesen Terminen informieren.

Das Ausgabefach bei Ihrer Drucker und Kopierer Hardware

Besondere Beachtung sollten Sie dem Ausgabefach Ihrer Hardware widmen, denn hier können die meisten sensiblen Daten verloren gehen. Als Unternehmen sollten Sie immer sicherstellen, dass das Ausgabefach immer direkt von der druckenden Person aufgesucht werden kann. So vermeiden Sie, dass die Ausdrucke in die falschen Hände gelangen. Um Datenverlust an dieser Stelle zu verhindern, gibt es auch von Seiten der Hersteller einige Schutzmechanismen. Hierbei sei z.B. die Mitarbeiterauthentifizierung per Kartensystem oder Pin genannt. So können Sie einfach und effektiv vermeiden, dass hier ein Datenverlust entsteht.

Den "kostenlosen Einstieg" in das Thema DSGVO-Konformer Druck bietet bei allen unseren Systeme die Funktion "geschützter Druck". Hier wird beim Absenden des Druckjobs einfach ein Passwort mitgeschickt und der Ausdruck erfolgt erst nach Eingabe am Kopierer oder Drucker. So wird garantiert, dass dieser wirklich nur von der berechtigten Person abgeholt und eingesehen werden kann.

Die Einrichtung dieser Sicherheitsmechanismen gehört für uns als Fachhändler zu einer fachkundigen Beratung und Installation. Gerne installieren wir diese Ausstattungsmerkmale auch nachträglich, bei den bereits vor Ort befindlichen Systemen für Sie. Diesen Service schätzen nicht nur unsere Kunden deutschlandweit, sondern auch in den benachbarten Ländern Österreich, Schweiz und Tschechien. In den deutschen Großstädten wie z.B. München, Nürnberg, Augsburg, Frankfurt, Berlin, Hannover, Köln und co. können wir diesen Service auch sehr kurzfristig ermöglichen.

Zur Überwachung des Ausgabefachs ist keine Kamera notwendig, auch einfache Möglichkeiten, wie die Mitarbeiterauthentifizierung oder ein Passwortschutz sind möglich.

Speicherung der Daten auf der Festplatte des Geräts

Bei fast allen Markenherstellern wie Canon, Xerox, HP,Ricoh Konica-Minolta und Co.  ist eine interne Festplatte verbaut. Diese ist nicht nur zur schnelleren Verarbeitung der Daten zuständig (flüchtige Daten) sondern speichert oftmals auch Daten wie Scandateien oder fest hinterlegte Templates. Die könnten zum Beispiel das eigene Briefpapier oder eine Mustervorlage wie Urlaubsanträge etc. sein, welche dauerhaft unverändert genutzt werden. Damit diese Daten vor Diebstahl geschützt sind, kann bei vielen Geräten eine Datenverschlüsselung installiert werden. So kann garantiert werden, das auch wenn eine Festplatte gestohlen wird, keine sensiblen Daten in Fremde Hände gerät.

Übrigens - das trifft natürlich auch zu, wenn ein Leasinggerät zurück an den Händler oder Finanzierungspartner geht. Durch eine Systemlöschung ist garantiert, dass alle Daten von der Festplatte entfernt werden und mit "Datenmüll" mehrfach überschrieben werden. Für Kunden aus unserem Haus ist dieser Service selbstverständlich. 

Bedienfeld

Ein nicht gesperrtes Gerätebedienfeld kann ein erhebliches Risiko darstellen, da es den falschen Benutzern ermöglicht, absichtlich oder unabsichtlich wichtige Einstellungen zu ändern. Daher setzen die meisten Hersteller auf Administrator-Kennwörter, die je nach Bedarf vom berechtigten Nutzer angepasst werden können.  Um solchen Einwirkungen entgegenzuwirken sind absperrbare Bedienfelder besonders wichtig. Beim Aufrufen der entsprechenden Menüpunkte wird die Authentifizierung von Benutzern angefordert, die versuchen, Systemeinstellungen zu ändern oder auf gespeicherte Daten zuzugreifen.

Verschlüsselter Druckaufträge können ebenfalls mit Zugangsbeschränkungen geschützt werden, sodass ein Fremdzugriff vermieden werden kann. Durch Deaktivierung der USB-Anschlüsse oder Verwendung von verschlüsselten PDF-Formaten beim Scannen können Ihre Daten noch weiter geschützt werden.

Es gibt zudem noch weitere optional verfügbare Optionen, die gerade beim Thema Zugriffsberechtigungen bei Verwendung Ihres Multifunktionssystems sehr behilflich sein können. Hierzu gehen wir noch in einem späteren Blogbeitrag näher ein.

Fazit: Ihr Drucker ist DSGVO kompatibel

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Neuerungen, welche mit der DSGVO zu beachten sind in der Praxis relativ leicht umzusetzen sind. Die Neuerungen begrüßen wir als Fachhändler sehr, da der Schutz Ihrer Daten für uns immer schon zu den obersten Aufgaben gehörte. Sollten Sie trotzdem Schwierigkeiten haben, die Maßnahmen in Ihrem Unternehmen umzusetzen, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung. Wir helfen Ihnen gerne.

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